Macam-Macam Surat Niaga, Dalam hal administrasi dagang tidak bisa dipisahkan dari kegiatan surat menyurat. Jenis surat niaga tersebut cukub banyak dan kebanyakan diantara harus dijalankan pada setiap usaha dalam kurung “Dagang”. Memang kegiata jual-beli baik produk maupun jasa kelihatan cukup simpel yakni hanya berupa transaksi uang dan barang, namun pada prakteknya masih banyak hal yang mesti dilakukan untuk menunjang agar proses jual beli tersebut lebih lancar dan berjalan dengan baik. Nah jika perdaganga anda semakin berkembang kegiatan administrasi pun juga makin dibubutuhkan. Nah diantara aktivitas administrasi yang dilakukan dalam perniagaan salah satunya adalah pembuatan surat niaga. Surat niaga biasanya berhubungan denga konsumen, suplyer (pemasok) dan lain-lain.
Nah, macam-macam surat niaga cukup banyak jenisnya yaitu surat yang dibuat berdasarkan tujuannya itu sendiri. Jika anda sebagai pedagang skala besar maka macam-macam surat tersebut perlu anda bikin dan dijalankan dalam usaha anda. Surat niaga tersebut penting sekali untuk kelangsungan usaha anda bahkan melalui surat tersebut anda mungkin bisa mendapatkan konsumen lebih banyak lagi yaitu dengan mengedarkan surat penawaran barang/jasa. Melalui surat niaga tersebut anda juga bisa menjalin hubungan lebih baik dengan konsumen misalnya mengkonfirmasi seotiap pesanan konsumen lihat contoh surat konfirmasi pesanan dan lain sebagainya. Nah apa saja sih yang termasuk jenis-jenis surat niaga itu? mari kita simak beberapa contoh surat niaga di bawah ini.
Janis-jenis Contoh Surat Niaga
Surat Penawaran produk/jasa
Surat penawaran ini sangat diperlukan khusunya untuk pedagang baru yang baru merintis usahanya. Pedagan mana bisa mendapatkan keuntungan apabila tidak mendapatkan pembeli. Nah salah satu upaya yang bisa anda lakukan untuk menarik pembeli adalah dengan mengedarkan surat penawaran kepada calon konsumen. Surat penawaran produk/jasa tersebut juga bisa sebagai surat perkenalan atas toko anda beserta produk maupun jasa yang anda sediakan. Biasanya dalam surat penawaran produk maupun jasa ini mencantumkan jenis produk maupun jasa serta berapa rupiah harga yang ditawarkan. Mencantumkan harga sangat penting agar calon konsumen anda bisa membandingkan dengan yang lain.
Surat pesanan barang
Nah sebagai tanggapan calon konsumen atas surat penawaran di atas biasanya konsumen membuat dan mengirim surat pesanan. Surat pesanan barang ini di buat oleh konsumen yang ditujukan kepada usaha anda untuk order barang mapun jasa yang mungkin telah anda tawarkan sebelumnya, bagaimana surat ini silahkan lihat contoh surat pesanan barang yang telah kami uraikan pada artikel sebelumnya. Surat pesanan terdiri dari beberapa point penting diantaranya tujuan dan alamat surat penerima, pengirim surat, tanggal terbit surat, yang lebih penting menyebutkan barang/jasa apa saja yang dipesan.
Surat pemberitahuan pengiriman
Calon konsumen anda bisa berada dilokasi yang jauh dari tempat usaha anda, nah untuk menjawab surat pesanan tersebut anda dapat menggunakan surat pemberitahuan pengiriman barang yang dipesan. Surat ini biasanya untuk calon pembeli yang berada jauh dari toko kita. Surat tersebut diterbitkan oleh toko atau pedagang kepada calon konsumen yang telah memasang barang dan jasa yang anda sediakan. Surat ini juga memberitahukan kepada konsumen bahwa kapan barang akan dikirim, menggunakan apa pengirimanya serta kapan kira-kira barang sampai dengan tujuan. Surat pemberitahuan ini dibuat untuk menghidari manakala barang dikirim ada yang menerimanya pada alamat tujuan tersebut.
Surat Konfirmasi Pesanan
Sebelum barang yang akan dipesan tersebut dirproses maka pasootikan terlebih dahulu kepada kosumen atas barang yang telah dipesan, apakah ada perubahan atau tidak. Jadi surat konfimasi pesanan adalah surat yang dibuat oleh pedagang atau toko yang dikirim kepada konsumen untuk menegaskan kemali perihal barang yang dipesan tersebut. Jika suadah Ok maka proses barang yang dipesan bisa lakukan dengan segera agar cepat ke tangan konsumen. Surat ini biasanya digunakan untuk pesanan partai atau dalam jumlah besar.
Surat Penagihan
Surat tersebut dibuat dan dikirim untuk konsumen yang belum membayar atas barang/atau yang telah dibeli dan sudah melampaui batas waktu. Surat tagihan ini tujuannya adalah meminta agar konsumen tersebut segera membayar atau melunasi barang yang telah dibeli sebelumnya.
Kelima surat tersebut itulah yang paling sering di buat dalam urusan jual beli barang atau jasa, sebebnarnya masih banyak macam-macam surat niaga lainnya yang bisa anda buat sesuai dengan kebutuhan anda. Namun kelima tersebut yang sering dibuat untuk transaksi jual beli ini. dengan kemajuan teknologi sekarang ini anda dapat membuat dan mengirim surat-surat tersebut semakin mudah, yaitu dengan membuat surat elektronik kemudian mengirimkannya via email. Tapi untuk cara ini anda harus mempunyai alamat email konsumen anda. Demikian macam-macam surat niaga yang dapat anda jalankan dalam aktivitas jual beli atas usaha anda.